# Praktisk informasjon

Her beskrives interne prosedyrer og generelle rutiner for dagligdagse oppgaver for en variant. Det kan være ting som utgiftsføring, timeføring, osv.

# Digs

Vi holder til, så lenge vi ikke er ute hos våre kunder, hos DIGS i Krambugata. Alle ansatte blir meldt inn i DIGS’ systemer. Følg med på DIGS intranett for å finne ut hva som skjer på bygget og hvilke regler som gjelder.

Her er noen snarveier:

  • How to-guides Blant annet hvordan printer og kaffemaskina fungerer. Her finner du også husregler.
  • Møteromsbooking Vi kan dessverre ikke gjøre dette direkte fra Outlook.

# WiFi

Hvis du jobber på kontoret benytter du det trådløse nettet med SSID DIGS. Ved oppstart har du fått en e-post med emne: “Account Confirmation” NB! Denne kan ha havnet i spam-folderen. Følg linken i denne eposten for å sette passord.

Hvis du har glemt passordet til det trådløse nettet kan du endre det her.

# Lønning

Lønningsdag er den siste arbeidsdag i hver måned. Altså utbetales lønn fredag 30. hvis den 31. kommer på lørdag. Det trekkes halv skatt av novemberlønnen. Desemberlønnen utbetales den 20. desember.

# Feriepenger

Feriepenger utbetales i juni. Det fungerer slik at feriepenger opptjent året før utbetales. Det trekkes ikke skatt av dette beløpet. All ferie trekkes denne måneden. Alle har 25 dager ferie, og juni har som regel 22 arbeidsdager. Det betyr at det ikke er tilstrekkelig å la være å betale lønn i juni. Så i tillegg trekkes 3/22 månedslønn fra feriepenger. Ansatte som har startet etter nyttår vil ikke ha grunnlag å trekke 3/22 månedslønn fra. Dette vil da i utgangspunktet trekkes fra påfølgende julilønn. Hvis man ønsker annen løsning så ta kontakt.

NB! Selv om det ikke trekkes skatt av feriepengene, såkalt forhåndsskatt, så regnes feriepenger som lønn, og inngår i grunnlaget for skatteberegningen for hele året. Så i praksis betaler man mer skatt de øvrige månedene for å ha mer penger å rutte med i sommerferien. Tilsvarende gjelder også med ordningen med halv skatt i november.

# Faktura

Hvis du får en faktura som skal betales av selskapet sendes den til faktura@variant.no. Altså eventuelle papirfaktura må scannes eller fotograferes. Det siste funker helt greit, men pass på at teksten er leselig. I mailen så skriver dere inn eventuelle ekstra informasjon vi trenger for å godkjenne fakturaen. Dette er typisk hva fakturaen er relatert til og hva vi bruker det vi har kjøpt til. Noen ting er så åpenbare at det sikkert ikke trenges noe særlig ekstra info.

# Utgiftsrapportering

Utgiftsrapporter føres teknisk på samme måte som fakturaer, ved at en sender en mail til faktura@variant.no, men legg inn “UTGIFTSRAPPORT” i emnefeltet. Ta bilde av kvitteringer og skriv inn samlet beløp i mailen.

# Restaurantbesøk

Av bokføringsgrunner trenger vi å vite hvem som var med når noen har lagt ut for et restaurantbesøk. Dette gjelder både eksterne og interne. Lag en enkel liste i eposten som lister ut deltagere.

# Reiser

Reiser på Variants regning refunderes mot kvitteringer (ikke diett). Lever som andre utgiftsrapporter, men husk å påfør reiserute og formål med reisen.

Reiser på kundes regning føres i tråd med det som er avtalt med kunde (diett dersom det er avtalt på forhånd). Husk å påfør at reisen er viderefakturerbar og hvilket oppdrag det gjelder.

Om du reiser mye kan du benytte appen Utlegg og reise fra Sonya for å lage bilaget som du så sender inn på vanlig måte. Reiser du på diett må denne appen brukes for å beregne dietten riktig.

# Utgifter i utenlandsk valuta

For utgifter ført i annen valuta som skal refunderes må du oppgi korrekt beløp i norske kroner som du skal refunderes. Valutakurser varierer og hva du faktisk ble belastet og betalte vet du best.

# Gadgets

Folk har lurt “Dette gadget-budsjettet deres, hva kan det brukes til?” og svaret er at bare Skatteetatens definisjon setter grenser. Kort oppsummert: Mobiltelefon, programvare og datautstyr som f.eks hodetelefoner og tastatur. Se gjerne gadgetoversikten hva andre varianter har kjøpt. Kjøp av gadgets er skattefritt og utgiftsføres med en vanlig utgiftsrapport. Hvis du er i tvil så spør du i #regnskap på Slack.

Pro tip: Tenk på at summen av kjøpet ditt regnes eksklusive mva., da rekker budsjettet ditt lenger!

# Fordelsprogram og rabatt

Skattemydighetene krever at fordeler du oppnår gjennom ulike fordelsprogam man får på grunn av at du er ansatt hos oss skal rapporteres inn slik at det blir med på skatteberegningen. Dette gjelder blant annet:

  • Kredittkort med bonuspoeng
  • Bonuspoeng på flyreiser
  • Eventuelle ansattrabatter hos butikker eller lignende (P.t. har vi ingen slike).

Det er den ansattes ansvar å rapportere dette til Variant, så skal Variant rapportere videre til myndighetene.

  • Du rapporterer inn når du benytter fordelen ikke når du sparer opp. For eksempel når du gjennomfører en reise som betales ved bonuspoeng.

  • Du skal bare rapportere inn bruk av poeng som er oppspart ved at Variant har betalt. Typisk bonuspoeng på flyreiser hvor Variant har dekt reisen. Dette gjelder også om reisen ble viderefakturert våre kunder.

  • Du skal bare rapportere inn privat bruk. Hvis bonuspoengene for eksempel går med til å kjøpe en tjenestereise er dette ikke skattepliktig.

Du må estimere verdien av fordelen du har oppnådd, og beregne hvor stor rabatt du har fått i prosent. Bonusreiser gir da 100% rabatt gitt at hele reisen betales med poeng. Verdien estimeres typisk ved å finne ut hva tilsvarende kjøp ville kostet uten rabatt eller bonuspoeng.

Du må også dokumentere estimert verdi. Dette gjøres typisk ved å ta skjermbilder av tilsvarende kjøp eller reiser hvor prisene er oppgitt.

  • Dokumentasjonen lastes opp på docs.
  • Rapportering gjøres ved å fylle ut dette skjemaet.

# Timeføring

Timene skal leveres ukentlig. Fristen er mandag morgen kl 9.00 den påfølgende uken. Timene føres i Harvest. Herfra kan man også laste ned Apps for både Mac og telefoner.

En full dag regnes som 7,5 timer og en full uke som 37,5 timer.

I Variant ønsker vi ikke å spore unødvendig tid. Generelt er det slik at vi bare trenger å vite tid brukt på kunder slik at vi kan lage faktura. I tillegg trenger vi å vite om du er borte av ulike årsaker. Til slutt trenger vi å vite om du var på Variantdag for å beregne overtidslønn.

Av Variant-tid har vi disse aktivitetene:

  • Variantdag

Av annen tid vi sporer har disse aktivitetene:

  • Ferie
  • Permisjon uten lønn
  • Permisjon med lønn
  • Sykefravær med sykemelding
  • Sykefravær med egenmelding

For alle disse kan man føre inntil 7,5 timer pr dag. Bortsett fra Variantdag kan summen av fakturerbar tid og den av disse ikke overstige 7,5 timer pr dag.

Er du på kurs, konferanse, meetup eller annen kompetanseaktivitet fører du ikke dette. Tilsvarende om du jobber med salg, rekruttering eller lignende interne aktiviteter.

# Kundetid

På kundetid fører man det man jobber også hvis man jobber utover 7,5 timer. NB! Overtid på et oppdrag må være avklart med kunde eller den som har ansvar for oppdraget eller prosjektet. Lunsj føres ikke.

# Reisetid

Reiser som er pålagt av kunde timeføres som hovedregel på kundens prosjekt. Timeføring skjer da på kundes timeføringskonto i Harvest. Reisetid og timeføringskode avklares for hvert enkelt tilfelle med kunde.

Om du og kunde avtaler at du skal reise i ditt oppdrag og du selv avgjør reisetid og plan, er tid utenfor normalarbeidstid vanligvis ikke timeførbart. Om du derimot på kundes forespørsel må reise i henhold til en spesifikk plan timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid.

For noen oppdrag timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid på egen timeføringskode.

For eksempel; du bes av kunde om å stille klokken 9:00 i en annen by. Reisetid planlegges og kunde informeres om hvordan tiden vil bli timeført. Reisetid fra reisens start til oppmøte timeføres i Harvest i tråd med det som er avtalt med kunde.

Reiser i regi av Variant er som hovedregel frivillige og timeføres ikke.

Se forøvrig dette avsnittet for refusjon av reiseutlegg.

# Planlegging av ferie og permisjoner

Du avgjør selv når du ønsker å ta ut ferie i Variant. Dette avtales med nærmeste leder og avklares tidlig med kunde slik at oppdraget løses godt. Det samme gjelder kortere permisjoner. Skal du ta ut ferie juli eller i påsken kan du bare registrere dette i bemanning uten videre avklaring med leder.

Foreldrepermisjon bør også avklares så tidlig du har mulighet til. Vi anbefaler at dette først diskuteres med nærmeste leder, og så blir dere enige om hvordan kunder og oppdrag skal varsles.

Det er fullt mulig å redusere stillingen for en periode. Dette gjøres da praktisk ved at man har delvis permisjon. Hvis du kommer i en situasjon hvor dette er ønskelig avklares også dette med nærmeste leder og så tidlig som mulig.

NB! Husk alltid å oppdatere bemanning med planlagt ferie og permisjon slik at de som jobber med salg har oversikt.

# Sykemelding og egenmelding

Variant praktiserer en utvidet ordning for uttak av egenmelding. Vi er formelt ikke en IA-bedrift, men benytter samme egenmeldingsordning som IA-bedrifter.

Det betyr at vi har følgende grenser:

  • Inntil 8 dager sammenhengende egenmelding. Fra dag 9 av trenger man sykemelding fra lege.
  • Inntil 24 dager egenmelding siste 12 måneder.

Egenmelding leveres formelt ved å føre på riktig timekode i Harvest. Husk selvsagt å varsle riktige personer på prosjekt i tillegg.

Hvis du må gå hjem midt i arbeidsdagen fører du egenmelding for de timene du er fraværende i Harvest, mens dette regnes som en hel dag i med tanke på grensene beskrevet over.

Hos oss kan du føre egenmelding fra første arbeidsdag. Vær oppmerksom på at NAV krever 4 ukers sammenhengende arbeid før de utbetaler sykepenger. Med sammenhengende arbeid regnes også arbeid utført hos tidligere arbeidsgiver.

Dette betyr at ved langtidssykemelding som i løpet av 4 uker etter oppstart, og du ikke har jobbet noe annet sted rett før oppstart, så dekker Variant sykepenger for de første 16 dagene som er arbeidsgiverperioden. Deretter har du ikke rett på sykepenger fra NAV før du har blitt frisk og jobbet sammenhengende i4 uker. Dette siste avsnittet er spesielt relevant for nyutdannede som kommer rett fra skolen.

# Portere mobilabonnement

For at Variant skal betale for mobilbruk må abonnementet overføres til Variant AS. Framgangsmåten for å overføre abonnementet til Variant er avheng av hvem som eier det i dag.

Hvis du selv er juridisk eier:

  1. Gå til eierskifte på Min Side, og følger instruksjonene der for å bytte eier.
  2. Gi beskjed på #helpdesk om at skjema er sendt inn og at portering kan iverksettes.

Eller hvis noen andre, typisk tidligere arbeidsgiver, eier abonnementet:

  1. Last ned det delvis utfylte eierskifteskjemaet
  2. Fyll ut resten, og få dagens eier til å signere.
  3. Send skjemaet på e-post til skjema-eierskifte@telia.no
  4. Gi beskjed på #helpdesk om at skjema er sendt inn og at portering kan iverksettes.

# Våre internsystemer

# Nyttige lenker