# Praktisk informasjon

Her beskrives interne prosedyrer og generelle rutiner for dagligdagse oppgaver for en variant. Det kan være ting som utgiftsføring, timeføring, osv.

# Varianthuset

Vi holder til, så lenge vi ikke er ute hos våre kunder, i Varianthuset i Thomas Angells gate.

# WiFi

Når du jobber på kontoret benytter du det trådløse nettet med SSID Varianthuset. Wifi-passordet får du ved å skrive /info wifi på Slack.

# Sykkelparkering

Vi har 14 plasser i et eget rom i E.C.Dahls sykkelparkering (i veita rett ved varianthuset). Her har vi også tilgang til garderober/dusj, tørkeskap, garderobeskap, sykkelvask og verktøy/mekkeplass. Praktiske detaljer:

  • Brikke for tilgang til parkeringskjelleren finnes i en skål i benkeskapet til høyre på kjøkkenet. Velg dame/herre ut fra garderobetilgang. VIKTIG: Registrer nummeret og type brikke her
  • Kode for å komme inn til kjelleren utenom kjernetid er samme som til vårt kontor.
  • Variant har et eget sykkelrom, se skilt på veggen. Det er viktig at vi ikke parkerer flere sykler der enn 14 som vi leier plasser for (selv om det skulle være plass). Er det fullt må vi parkere i portrommet på Varianthuset e.l…
  • Garderobeskap: Vi har ti garderobeskap i fellesområdet, nr 83-92, samt to i herregarderoben, 37-38, og to i damegarderoben, 50-51. Kode på hengelåsene er de tre første sifrene i inngangskoden.
  • Hjelm kan henge på sykkelen, utover det ønsker huseier at alt blir plassert i garderobeskap eller tørkeskap.
  • Spyl skitne sykler på vei inn i parkeringen, det er lett tilgjengelig rett på innsiden av parkeringen. Det neste rommet har også reparasjons-stasjon, eller sykkelpleie om du vil.
  • God sykkeltur!

# Huset som et community space

Mikael har entusiastisk beskrevet ett ekstra aspekt av hva vi ønsker å oppnå med huset i Thomas Angells gate. Vi har fått permanent rigget til kabler som går tilrettelagt for opptak av skjermer, lyd og video, og har en plan for hvordan dette kan kobles sammen. Resultatet er gratis lokaler, lett tilgjengelig, ferdig oppsatt for streaming og opptak. Åpne meetups som eksempelvis BartJS kan arrangere møter og streame de til hele verden på sin egen YouTube-kanal. Helt uten noen form for forpliktelser. Er du interessert i dette, så ta kontakt på post@variant.no.

# Låne huset som en variant

Fra tid til annen kan det være dere har behov for et enkelt, og sentralt lokalisert, selskapslokale. Dette kan være til alt fra barnebursdager via konfirmasjon til 30årslag. Mens huset i ukedager er forbeholt selskapet og som community space, har alle varianter mulighet til å låne lokalene i helger og på høytidsdager.

Lånet skal ikke medføre ekstra renholdsbehov, så man rydder og vasker etter seg, men det er vel selvsagt😃.
Booking gjøres i Outlook. NB! Du kan ikke regne med at huset er ledig på kvelden etter variantdag, selv om huset ikke er booket.

# Lønning

Lønningsdag er den siste arbeidsdagen i hver måned. Altså utbetales lønn fredag 30. hvis den 31. kommer på lørdag. Det trekkes halv skatt av novemberlønnen. Desemberlønnen utbetales den 20. desember.

# Beregning av lønnsnivå

Alle konsulenter i Variant knyttes til et ansiennitetsnivå. Så bruker vi Teknas lønnsstatistikk som grunnlag og legger alle inn på øvre kvartil tilsvarende sitt ansiennitetsnivå. Dette gjelder ansatte med alle typer utdanning, og er ikke knyttet til fagforeningsmedlemskap på noen måte. Ansatte med masterutdanning får ansiennitetsnivå august året de leverte masteroppgaven. Ansatte med bachelorutdanning får nivå august et år etter levert bacheloroppgave.

Varianter som skriver master- eller bacheloroppgave på høsten får også regnet august som ansiennitetsnivå. Dette gjelder uavhengig om oppgaven ble levert før eller etter nyttår.

Se vår kalkulator for hvordan lønn beregnes basert på ekamensår og utdanning.

# Feriepenger

Feriepenger utbetales i juni. Det fungerer slik at feriepenger opptjent året før utbetales. Det trekkes ikke skatt av dette beløpet. All ferie trekkes denne måneden. Alle har 25 dager ferie, og juni har som regel 22 arbeidsdager. Det betyr at det ikke er tilstrekkelig å la være å betale lønn i juni. Så i tillegg trekkes 3/22 månedslønn fra feriepenger. Ansatte som har startet etter nyttår vil ikke ha grunnlag å trekke 3/22 månedslønn fra. Dette vil da i utgangspunktet trekkes fra påfølgende julilønn. Hvis man ønsker annen løsning så ta kontakt.

NB! Selv om det ikke trekkes skatt av feriepengene, såkalt forhåndsskatt, så regnes feriepenger som lønn, og inngår i grunnlaget for skatteberegningen for hele året. Så i praksis betaler man mer skatt de øvrige månedene for å ha mer penger å rutte med i sommerferien. Tilsvarende gjelder også med ordningen med halv skatt i november.

# Faktura

Hvis du får en faktura som skal betales av selskapet sendes den til faktura@variant.no. Altså eventuelle papirfaktura må scannes eller fotograferes. Det siste funker helt greit, men pass på at teksten er leselig. I mailen så skriver du inn eventuell ekstra informasjon vi trenger for å godkjenne fakturaen. Dette er typisk hva fakturaen er relatert til og hva vi bruker det vi har kjøpt til. Noen ting er så åpenbare at det sikkert ikke trenges noe særlig ekstra info.

# Utgiftsrapportering

Utgiftsrapporter føres ved at en sender en mail til utgiftsrapport@variant.no. Ta bilde av kvitteringer og skriv inn samlet beløp i mailen.

Du får tilsendt en kvittering etter rapport har blitt generert, se gjerne over vedlegget i e-posten. Hvis det feiler, får du en e-post med feilmelding.

# Restaurantbesøk

Av bokføringsgrunner trenger vi å vite hvem som var med når noen har lagt ut for et restaurantbesøk. Dette gjelder både eksterne og interne. Lag en enkel liste i e-posten som lister ut deltagere.

# Skjema for reiseregninger

For enkle reiser innenlands benyttes vårt reiseregningsskjema. Her beregnes diett, kjøregodtgjørelser og utlegg knyttet til reisen. Etter at skjemaet er fylt ut, må du lagre det og sende det til utgiftsrapport@variant.no.

Hvis dette skjemaet blir for enkelt for din reise kan for eksempel dette skjemaet benyttes i stedet.

NB! Hvis reisen skal viderefaktureres til en kunde gjennom megler, se avsnitt lenger ned.

# Reiser på variants regning

Reiser på Variants regning refunderes mot kvitteringer (ikke diett). Lever som andre utgiftsrapporter, men husk å påfør reiserute og formål med reisen.

# Reiser og utgifter som viderefaktureres til kunde

Reiser på kundes regning føres i tråd med det som er avtalt med kunde (diett dersom det er avtalt på forhånd). Husk å påfør at reisen er viderefakturerbar og hvilket oppdrag det gjelder.

# Reiser og utgifter som viderefaktureres via meglere (eWork, Experis m.fl)

Meglere har egne systemer for viderefakturering av reiser.

  1. Lever utgiftsrapport gjennom meglers system i henhold til deres rutiner
  2. Send samme utgiftsrapport til utgiftsrapport@variant.no slik som for andre utgiftsrapporter. Skriv i mailen at det viderefaktureres, og hvilken kunde det gjelder.

# Utgifter i utenlandsk valuta

For utgifter ført i annen valuta som skal refunderes må du oppgi korrekt beløp i norske kroner som du skal refunderes. Valutakurser varierer og hva du faktisk ble belastet og betalte vet du best.

# Gadgets

Folk har lurt “Dette gadgetbudsjettet deres, hva kan det brukes til?” og svaret er at bare Skatteetatens definisjon setter grenser. Kort oppsummert: Mobiltelefon, programvare og datautstyr som f.eks hodetelefoner og tastatur. Se gjerne gadgetoversikten hva andre varianter har kjøpt. Kjøp av gadgets er skattefritt og utgiftsføres med en vanlig utgiftsrapport. Hvis du er i tvil så spør du i #regnskap på Slack.

Pro tip: Tenk på at summen av kjøpet ditt regnes eksklusive mva., da rekker budsjettet ditt lenger!

# Sossis-fond

Vi har et fond på 50 000 NOK som kan brukes som midler til sosiale aktiviteter utover de faste vi har satt opp.

Dette kan være aktiviteter som hytteleie i Åre, fjellturer, Rush trampolinepark, matlaging eller hva enn vi kommer på kan være en god idé. Legg inn forslag som Trello-kort under “Til behandling i ledermøtet” på Operativt. Vi burde sikte inn på aktiviteter som er inkluderende og tilgjengelig for alle.

# Fordelsprogram og rabatt

Skattemydighetene krever at fordeler du oppnår gjennom ulike fordelsprogam man får på grunn av at du er ansatt hos oss skal rapporteres inn slik at det blir med på skatteberegningen. Dette gjelder blant annet:

  • Kredittkort med bonuspoeng
  • Bonuspoeng på flyreiser
  • Eventuelle ansattrabatter hos butikker eller lignende (P.t. har vi ingen slike).

Det er den ansattes ansvar å rapportere dette til Variant, så skal Variant rapportere videre til myndighetene.

  • Du rapporterer inn når du benytter fordelen, ikke når du sparer opp. For eksempel når du gjennomfører en reise som betales ved bonuspoeng.

  • Du skal bare rapportere inn bruk av poeng som er oppspart ved at Variant har betalt. Typisk bonuspoeng på flyreiser hvor Variant har dekt reisen. Dette gjelder også om reisen ble viderefakturert våre kunder.

  • Du skal bare rapportere inn privat bruk. Hvis bonuspoengene for eksempel går med til å kjøpe en tjenestereise er dette ikke skattepliktig.

Du må estimere verdien av fordelen du har oppnådd, og beregne hvor stor rabatt du har fått i prosent. Bonusreiser gir da 100% rabatt gitt at hele reisen betales med poeng. Verdien estimeres typisk ved å finne ut hva tilsvarende kjøp ville kostet uten rabatt eller bonuspoeng.

Du må også dokumentere estimert verdi. Dette gjøres typisk ved å ta skjermbilder av tilsvarende kjøp eller reiser hvor prisene er oppgitt.

  • Dokumentasjonen lastes opp på docs.
  • Rapportering gjøres ved å fylle ut dette skjemaet.

# Timeføring

Timene skal leveres ukentlig. Fristen er mandag morgen kl 9.00 den påfølgende uken. Timene føres i Harvest. Herfra kan man også laste ned Apps for både Mac og telefoner.

En full dag regnes som 7,5 timer og en full uke som 37,5 timer. Det er helt i orden å flekse tid innenfor en måned. Dette forutsetter selvsagt at det er avklart og greit for prosjektet og kunden også. Det betyr at du kan jobbe litt mer en dag og mindre en annen dag innenfor samme måned.

Vi har to hovedtyper timeføring. Det ene er kundetid, det andre er annen timeføring som føres under Varianttid. All tid skal timeføres inkludert reisetid og pålagt overtid.

# Varianttid

Under kontoen for Varianttid finner du ulike «prosjekter» med tilhørende oppgaver. Vi håper at navngiving er såpass selvforklarende at utdypende veiledning her ikke skal være nødvendig. Vi har like fullt noen korte føringer:

  • Oppgaven «Mellom prosjekter» benyttes bare når man er helt eller delvis ledig, og ikke kan fylle opp dagen med andre aktiviteter.
  • Man kan føre inntil 7,5 timer pr dag med «Kurs og konferanse» selv om varigheten er lenger. Tilsvarende fører man ikke tid i helg og helligdag.
  • Oppgaven «Legetime» dekker også tannlege, kiropraktor, etc samt blodgiving.

Merk at frivillige aktiviteter på kveldstid som deltagelse på meetups, konsumering av faglitteratur, podcasts, videoer, etc ikke timeføres, med mindre man sammen med selskapet har kommet til at dette er å regne som pålagt arbeid.

# Kundetid

På kundetid fører man det man jobber også hvis man jobber utover 7,5 timer. NB! Overtid på et oppdrag må være avklart med kunde eller den som har ansvar for oppdraget eller prosjektet. Lunsj føres ikke.

# Reisetid

Reiser som er pålagt av kunde timeføres som hovedregel på kundens prosjekt. Timeføring skjer da på kundes timeføringskonto i Harvest. Reisetid og timeføringskode avklares for hvert enkelt tilfelle med kunde.

Om du og kunde avtaler at du skal reise i ditt oppdrag og du selv avgjør reisetid og plan, er tid utenfor normalarbeidstid vanligvis ikke timeførbart. Om du derimot på kundes forespørsel må reise i henhold til en spesifikk plan timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid.

For noen oppdrag timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid på egen timeføringskode.

For eksempel: du bes av kunde om å stille klokken 9:00 i en annen by. Reisetid planlegges og kunde informeres om hvordan tiden vil bli timeført. Reisetid fra reisens start til oppmøte timeføres i Harvest i tråd med det som er avtalt med kunde.

Reiser i regi av Variant er som hovedregel frivillige og timeføres ikke.

Se forøvrig dette avsnittet for refusjon av reiseutlegg.

# Sykemelding og egenmelding

Variant praktiserer en utvidet ordning for uttak av egenmelding. Vi er formelt ikke en IA-bedrift, men benytter samme egenmeldingsordning som IA-bedrifter.

Det betyr at vi har følgende grenser:

  • Inntil 8 dager sammenhengende egenmelding. Fra dag 9 av trenger man sykemelding fra lege.
  • Inntil 24 dager egenmelding siste 12 måneder.

Om du mistenker at du blir alvorlig syk eller smittet av koronavirus så bør du kontakte lege for raskt få riktige råd. Be om sykmelding fremfor å benytte egenmelding i slike tilfeller.

Egenmelding leveres formelt ved å føre på riktig timekode i Harvest. Husk selvsagt å varsle riktige personer på prosjekt i tillegg.

Hvis du må gå hjem midt i arbeidsdagen fører du egenmelding for de timene du er fraværende i Harvest, mens dette regnes som en hel dag i med tanke på grensene beskrevet over.

Hos oss kan du føre egenmelding fra første arbeidsdag. Vær oppmerksom på at NAV krever 4 ukers sammenhengende arbeid før de utbetaler sykepenger. Med sammenhengende arbeid regnes også arbeid utført hos tidligere arbeidsgiver.

Dette betyr at ved langtidssykemelding som i løpet av 4 uker etter oppstart, og du ikke har jobbet noe annet sted rett før oppstart, så dekker Variant sykepenger for de første 16 dagene som er arbeidsgiverperioden. Deretter har du ikke rett på sykepenger fra NAV før du har blitt frisk og jobbet sammenhengende i 4 uker. Dette siste avsnittet er spesielt relevant for nyutdannede som kommer rett fra skolen.

Sykemelding varsles ved å sende en epost til sykemelding@variant.no fra din jobb-adresse. E-posten bør inneholde:

  • Dato sykemeldingen starter
  • Dato sykmeldingen gjelder til
  • Om du er sykemeldt på full tid eller hvilken andel av stillingen din den gjelder
  • Ønsker om tilrettelegging

Eposten går til personalledere og salg/oppdragsledere for at de skal kunne legge til rette for deg og ta hensyn til ditt fravær i planlegging. Ikke send helseopplysninger eller personlig informasjon.

Din personalleder vil ta kontakt med deg om din sykemelding i løpet av de første arbeidsdagene og følge deg opp.

Varsle så snart du har anledning. Det er stor variasjon i hvor lang tid det går før legens varsel mottas via Altinn.

# Planlegging av ferie og permisjoner

Du avgjør selv når du ønsker å ta ut ferie i Variant. Dette avtales med nærmeste leder og avklares tidlig med kunde slik at oppdraget løses godt. Det samme gjelder kortere permisjoner. Skal du ta ut ferie juli eller i påsken kan du bare registrere dette i bemanning uten videre avklaring med leder.

Foreldrepermisjon bør også avklares så tidlig du har mulighet til. Vi anbefaler at dette først diskuteres med nærmeste leder, og så blir dere enige om hvordan kunder og oppdrag skal varsles.

Det er fullt mulig å redusere stillingen for en periode. Dette gjøres da praktisk ved at man har delvis permisjon. Hvis du kommer i en situasjon hvor dette er ønskelig avklares også dette med nærmeste leder og så tidlig som mulig.

NB! Husk alltid å oppdatere bemanning med planlagt ferie og permisjon slik at de som jobber med salg har oversikt.

# Portere mobilabonnement

For at Variant skal betale for mobilbruk må abonnementet overføres til Variant AS.

  1. Bruk Telias eierskifteverktøy. Navn på abonnementet er Click Flyt 10 GB+
  2. Gi beskjed på #helpdesk om at skjema er sendt inn og at portering kan iverksettes.

# Forsikringer og pensjon

Som beskrevet i håndboka har vi gode forsikringsordninger og obligatorisk tjenestepensjon (OTP). Både forsikring og pensjon har vi gjennom Gjensidige.

Alle kan administrere sin pensjon ved å logge inn på Gjensidiges nettsider med BankID. Blant annet kan man her velge spareprofil, og her finner dere også informasjon om de ulike forsikringsordninger dere er medlemmer i.

I tillegg til lovbestemt forsikring mot yrkesskade og yrkessykdom samt yrkesreiseforsikrinig har vi også følgende forsikringer:

  • Gruppeliv død - Hovedforsikret
  • Behandlingsforsikring
  • Annen ulykke enn yrkesskade
  • Ferie og fritidsreise

# Behandlingsforsikring

Inkludert i forsikringen har alle ansatte behandlingsforsikring med følgende elementer:

  • Røntgen og bildediagnostikk
  • Utredning og behandling hos legespesialist
  • Operasjon
  • Etterkontroll
  • Rehabilitering
  • Ny vurdering hos annen lege (second opinion)
  • Psykologisk førstehjelp
  • Behandling hos psykolog
  • Behandling av rus- og spilleavhengighet
  • Fysikalsk behandling - 12 behandlinger
  • Online Videolege

Her finner dere informasjon om hvordan benytte behandlingsforsikring.

# PC-valg

Våre konsulenter skal ha det verktøyet de er mest komfortabel med, og som trengs for å gjøre jobben. Det betyr at de i prinsippet kan velge hvilken maskin som helst. Vi har plukket ut noen modeller som basert på vår erfaring så langt er de mest populære:

Har man behov for noe annet enn disse modellene er det helt i orden, og hver enkelt må da gjøre en vurdering av behovet opp mot eventuell ekstra kostnad.

# Våre internsystemer

# Nyttige lenker