# Kvalitetshåndbok

I vår kvalitetshåndbok har vi samlet rutiner og prosesser for hvordan ting gjøres i Variant. Dette er hva vi hittil ser på som den beste måten å løse hverdagen. Har du spørsmål?. Mener du noe kan gjøres bedre?
Send inn forslag til endring.

# Salg og bemanning

Målet med salgs- og bemanningsprosessen er tredelt.

  • Sikre høy medarbeidertilfredshet
  • Sikre tilstrekkelig lønnsomhet i selskapet
  • Sikre høy kundetilfredshet

Høy medarbeidertilfredshet handler om at ansatte selv er med og kvalifiserer salgsmuligheten. Høy kundetilfredshet løses ved å ha riktig og tilstrekkelig kompetanse og kapasitet i pågående oppdrag. Derfor må man også se på bemanningsprosessen sammen med salgsprosessen.

Lønnsomhet sikres ved å ha høy kvalitet i alt salgs- og tilbudsarbeid slik at vi vinner nok salg. Variants tilbud skal alltid levere over kundens forventninger.

# Salgsprosess

For å håndtere salgsprosessen benytter vi en enkel Trello-tavle som verktøy. En salgsmulighet representeres med et kort i Trello, og tavlen representerer en salgstrakt hvor muligheter trekkes gjennom ulike salgsfaser til muligheten har blitt konkludert med.

Variant benytter disse fasene:

  • Lead Muligheter som foreløpig ikke har blitt materialisert i en konkret forespørsel fra kunde. Salgsmuligheter i denne fasen krever bearbeiding og forberedelser.
  • Til kvalifisering Her ligger konkrete forespørsler fra kunder, og hvor vi skal vurdere om vi ønsker å gå videre med muligheten.
  • Lage tilbud Kvalifiserte muligheter ligger i denne fasen mens tilbudet utarbeides.
  • Levert tilbud I denne fasen ligger muligheter som har blitt til leverte tilbud. Her ligger tilbudene til man muligheten er konkludert eller i forhandling.
  • Til forhandling Tilbud som er i forhandling med kunde, eller hvor konsulenter er intervju ligger i denne fasen.
  • Ferdig konkludert I denne fasen ligger muligheter som enten er vunnet eller tapt.

# Kvalifisering

Dette steget er veldig viktig med tanke på medarbeidertilfredshet. Her vurderer vi om oppdraget vil være bra for de enkelte konsulenter og for selskapet. I tillegg gjør vi også vurderinger om man skal benytte tid og penger på å levere tilbudt.

  • Sjekke av med aktuelle konsulenter om de ønsker å delta i oppdraget eller prosjektet. (Se under.)
  • Vurdere vinnersjanser opp mot innsats og oppdragets omfang. Er det verdt arbeidet? Har vi riktig kompetanse? Har vi kapasitet?
  • Vurdere etiske sider ved oppdraget. Er dette innafor Variants verdisett?

Vi er opptatt av at våre konsulenter skal oppleve oppdrag som meningsfylte, passe utfordrende og morsomme. Vi har tillit til at den ansatte vurderer hva som er bra for selskapet og samtidig bra for seg selv. Her er det viktig å ta hensyn til selskapets økonomiske situasjon til enhver tid. Basert på begge disse perspektiver velger konsulenten om han eller hun ønsker å delta.

# Lage tilbud

Her må den enkelte bruke sin kreativitet, kunnskap og erfaring for å lage best mulige tilbud. Ingen prosess kan erstatte dette, men det er lov å la seg inspirere av tidligere arbeid.

Alt salgsarbeid skal kontinuerlig lagres på docs, under Salg. Hver kunde har her sin egen mappe og med en minimumsstruktur som gitt i figuren under.

Skisse over mappestruktur

Viktig at det det som oversendes kunde (typisk pdf-er) lagres i en egen undermappe kalt ‘Til kunde’.

# Etter ferdig konkludert

Etter at en salgsprosess er konkluder er det viktig at vi lærer av denne og oppdaterer prosessen med eventuell ny kunnskap.

For hver mulighet skal vi

  • definere ulike parameter på hvert kort i Trello og
  • tenke igjennom om det var noen spesielle grunner til tap eller vinn som man skal oppdatere prosessen med

Etter en vinn skal:

  • signert kontrakt lagres på i egen undermappe kalt ‘Avtale’
  • bemanning oppdateres
  • tilbudte konsulenter varsles
  • seieren feires (om ikke annet så på Slack)

# Salgs- og bemanningsmøte

Hver fredag morgen, arrangeres et salgs- og bemanningsmøte. Møtet er åpent for alle ansatte, men frivillig for alle unntatt:

  • Daglig leder
  • COO
  • Designleder
  • Prosjektledere

I dette møtet oppdateres bemanning. Vi har spesielt fokus på alle eventuelt ledige de neste 8 ukene.

Deretter gjennomgås alle salgsmuligheter. Her kvalifiseres alle som ligger til kvalifisering.

Til slutt lages et kort referat fra møtet på Slack i kanalen #bemanning.

# HMS-håndboka

# Mål

Vi vil jobbe for å unngå ulykker, miljø- og helseskader slik at vi øker trivselen i Variant. Driften skal gi minst mulig påvirkning på det ytre miljø.

Dette skal skje ved at helse, miljø og sikkerhet planlegges og prioriteres på samme linje som fakturerbart arbeid.

# Organisering

Daglig leder har et overordnet ansvar for å følge opp de lover og forskrifter vi er underlagt.

Verneombudet har ansvar for å proaktivt følge med på HMS-situasjonen i selskapet, innhente innspill fra de ansatte og være et talerør for de ansatte i knyttet til HMS.

Den enkelte ansatte har et personlig ansvar for å følge opp og iverksette tiltak i sin hverdag og rapporterer tilbake til daglig leder.

Ansatte har også et ansvar for å melde fra til daglig leder om saker vedrørende helse, miljø og sikkerhet som ikke løses direkte.

# Verneombud

Selskapet skal legge til rette for at det velges et verneombud. Valget gjennomføres årlig under variantdagen i mars. Verneombudet velges for to år om gangen. Ledelsen kan ikke delta i valget eller velges som verneombud. Verneombud fra 2019 er Ellen Wagnild-Antonsen.

# Fysiske lokaler

Variant er et konsulentselskap, der hvor mange ansatte tilbringer store deler av arbeidstiden ute i kundenes lokaler. HMS-håndboka dekker proaktivt arbeid med lokaler, men vi avgrenser dette til vårt kontor på DIGS.

Hvis ansatte opplever feil, mangler eller farlige situasjoner ute hos kunde ønsker vi at dette forsøkes varslet gjennom hht kundens HMS-rutiner. Skulle dette ikke føre fram vil vi ta imot og håndtere saken i Variant-kontekst.

# Dokumentasjon

Det er viktig at alle i Variant har tilgang til dokumentasjon på ulike deler av HMS-arbeidet. I Variant har vi følgende HMS-dokumentasjon:

# Regelmessig kartlegging

En gang i kvartalet skal verneombud sammen med daglig leder gjennomføre en kartlegging av HMS i Variant, inkludert en vernerunde. Punktene som skal gjennomgås er gitt i dette skjemaet som fylles ut og arkiveres.

Etter kartleggingen identifiserer verneombudet og daglig leder behov for tiltak som registreres i handlingsplanen med ansvarlig og frist for utbedring.

# Håndtering av feil og mangler

Vi skal sørge for å håndtere feil og mangler slik at vi lærer av dem og unngår at de oppstår på nytt.

Meld fra om feil og mangler til daglig leder. Feil og mangler skal rettes opp der problemet oppstår.

Eventuelle tiltak for å rette opp i disse feil eller mangler skal registreres i handlingsplanen.

# Handlingsplan

Selve handlingsplanen er implementert som en egen liste i Trello-tavlen operativt. Ledergruppen har ansvaret for at handlingsplanen blir fulgt og tiltak løst. Handlingsplanen er et agendapunkt i alle ledermøter.

# Gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet

Daglig leder har ansvar for at HMS-arbeidet fungerer effektivt. En grundig vurdering og gjennomgang foretas en gang i året i et møte mellom daglig leder ansatte.

Før dette møtet må alle forhold i tilknytning til helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet være kartlagt.

Dette gjøres som en del av Variantdagen i oktober hvert år.

På møtet tar vi opp:

  • resultatene fra kartleggingen og feil og mangler for siste år
  • om eksisterende rutiner er gode nok og følges
  • opplæringsbehov for neste år
  • om mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet er nådd og setter nye mål for neste år
  • nye krav i lov og forskrift
  • handlingsplan med tiltak for neste år
  • nødvendig oppdatering av dokumentasjon

# Få ombord nyansatte

Vi vil at prosessen fra du har signert med oss, til dagen du starter og også tiden etterpå skal oppleves som god. Vi ønsker å bli bedre kjent med deg, og at du blir bedre kjent med oss og firmaet. Vår prosess er relativt detaljert, og i stadig endring. For tiden ser den slik ut:

# Frem til fadder blir satt (Rekrutteringsansvarlig)

  • Få den nyansatte til å fylle ut nettskjema for nyansatte. (Her velger du blant annet PC)
  • Opprett bruker for AD, Mail i office 365.
  • Etabler CV i CV-partner, og inviter den nyansatte inn for å starte på dette arbeidet.
  • Ta bilde til CV, helst i kroken hvor de andre bildene er tatt på DIGS
  • Tildele fadder

# Frem til oppstartsdato (Fadder)

  • Invitere ansatt til Variant-dagen(e) og/eller noe sosialt. Mål: Møte og bli kjent med alle i Variant
  • Informere om planlagte aktiviteter (som Nyttårskalas)
  • Ha en faddermiddag (gjerne flere nyansatte og faddere om overlapp)
  • Forberede ansatt på oppdraget og prosessene rundt bemanning av oppdrag.
  • Invitere til Slack
  • Forberede goodie-bag
  • Bestille utstyr
  • Bli enig om oppstartsdagen. Sted og tidspunkt. Lunsj “på huset” hvis man ikke er ute i oppdrag.
  • Ordne med portering av telefonabonnement

# Før oppstart (CEO/COO)

  • Bestille telefonabonnement
  • Registrere som ansatt i Uni, ellers blir det dårlig med lønn.
  • Melde inn i forsikringer (Gjensidige)
  • Bestill adgangskort til Digs.

# Etter oppstartsdato (Fadder)

  • Be ansatt om å oppdatere CV
  • Hvis designer: Gjennomgang av templates, canvas og andre designfiler som kan være kjekk å bruke
  • Gjennomgang av det praktiske i lokalet vårt
  • Oppfølgingsprat etter et par uker for å høre hvordan oppstarten har vært
  • Ta et flott bilde av deg for din CV (men også for å vise verden hvor stolt vi er for å ha deg på laget).
  • Invitere inn i #salg på Slack
  • Fasilitere valg av personalleder etter 3 måneder
  • Oppdater malkortet Onboarding basert på erfaring fra siste onboarding. Hør med nyansatt om hun eller han har innspill

# Sosiale aktiviteter

Vi oppfordrer alle til å inkludere hverandre i sosiale lag og kunne dyrke sine interesser sammen. Dette kan være å lage mat, lese tegneserier eller se på sportslige aktiviteter. I tillegg har vi faste organiserte sosiale aktiviteter som hver enkelt kan delta på:

  • Ved oppstart: Faddermiddag
  • Hver 14. dag: Donut med tilfeldig trekt kollega
  • Månedlig frokost i fellesskap
  • Månedlig arrangement etter Variantdag
  • Januar: Nyttårskalas (Åpent for alle)
  • Mai/Juni: Sommerfest
  • September: Utenlandstur med følge
  • Desember: Julebord med følge

# Personaloppfølging

Variant er summen av vi ansatte, derfor brukes det tid og ressurser på å utvikle hverandre til å bli enda bedre varianter. På å ta vare på våre ansatte og utvikle de videre til å bli enda bedre varianter.

Hver ansatt knyttes til en fadder og en personalleder.

# Fadder

Før oppstart får du tildelt en fadder. Fadderens overordnede ansvar er å gi deg en så god oppstart som mulig. Arbeidet starter ganske raskt etter signering og lenge før du starter hos oss. Variant.

En fadder skal være kontaktpunktet for alle praktiske spørsmål om hvordan ting gjøres og løses i Variant. I tillegg skal fadder følge opp den ansatte i starten med tanke på trivsel og motivasjon.

Før oppstart har fadder disse konkrete oppgavene og tilsvarende etter oppstart.

Det er ingen formell slutt på fadderperioden. Så lenge den ansatte ser verdien av å bruke sin fadder er det åpent for det.

# Personalleder

Din nærmeste leder kaller vi personalleder. Personalleder har det overordnede ansvaret for å bistå deg og legge til rette for at du kan vokse og utvikle deg i Variant. Personallederen er ditt kontaktpunkt inn i ledergruppen.

I tillegg til at personalleder er den du kan ta kontakt med har Personallederen ansvar for å jevnlig følge opp deg. I tillegg vil personalleder ta initiativ til å gjennomføre en utviklingssamtale i halvåret.

I Variant praktiserer vi fritt ledervalg. Det vil si at selskapet foreslår en personalleder for deg ved oppstart. I denne prosessen skal Variant avklare valget med deg. Deretter kan man når som helst velge en ny personalleder ved å ta kontakt med daglig leder, styreleder, eller din nåværende personalleder.

En personalleder må være en del av selskapets ledergruppe, være motivert for å være personalleder, selv ha valgt å være det, og ha erfaring som coach og med coaching.

For tiden har følgende ledere personalansvar:

  • Odd Morten
  • Anders
  • Tonje
  • Mikael
  • Tore

Relasjonen mellom deg og personallederen er basert på coaching.

# Utviklingssamtale

En gang i halvåret inviterer din personalleder deg til en utviklingssamtale. Gjennom samtalen følger dere sammen opp dine mål og utviklingsområder. Din personalleder vil sammen med deg hjelpe deg sette og følge opp egne mål, hvordan du kan nå dine mål, og utvikle deg videre.

I tillegg skal en slik samtale også involvere en diskusjon rundt trivsel, motivasjon og eventuelle personlige utfordringer.

Basert på dine målsetninger og ønskede utviklingsområder blir dere enige om hvordan du ønsker å følge opp dine mål. Din personalleder vil støtte deg og coache deg i tråd med det dere er enige om.