Praktisk informasjon

Her beskrives interne prosedyrer og generelle rutiner for dagligdagse oppgaver for en variant. Det kan være ting som utgiftsføring, timeføring, osv.

Om Penger

Lønning

Lønningsdag er den siste arbeidsdagen i hver måned. Altså utbetales lønn fredag 30. hvis den 31. kommer på lørdag. Det trekkes halv skatt av novemberlønnen. Desemberlønnen utbetales den 20. desember.

Beregning av lønnsnivå

Alle konsulenter i Variant knyttes til et ansiennitetsnivå. Så bruker vi Teknas lønnsstatistikk som grunnlag og legger alle inn på øvre kvartil tilsvarende sitt ansiennitetsnivå. Dette gjelder ansatte med alle typer utdanning, og er ikke knyttet til fagforeningsmedlemskap på noen måte. Ansatte med masterutdanning får ansiennitetsnivå august året de leverte masteroppgaven. Ansatte med bachelorutdanning får nivå august et år etter levert bacheloroppgave.

Varianter som skriver master- eller bacheloroppgave på høsten får også regnet august som ansiennitetsnivå. Dette gjelder uavhengig om oppgaven ble levert før eller etter nyttår.

Se vår kalkulator for hvordan lønn beregnes basert på eksamensår og utdanning.

Feriepenger

Feriepenger utbetales i juni. Det fungerer slik at feriepenger opptjent året før utbetales. Det trekkes ikke skatt av dette beløpet. All ferie trekkes denne måneden. Alle har 25 dager ferie, og juni har som regel 22 arbeidsdager. Det betyr at det ikke er tilstrekkelig å la være å betale lønn i juni. Så i tillegg trekkes 3/22 månedslønn fra feriepenger. Ansatte som har startet etter nyttår vil ikke ha grunnlag å trekke 3/22 månedslønn fra. Dette vil da i utgangspunktet trekkes fra påfølgende julilønn. Hvis man ønsker annen løsning så ta kontakt.

NB! Selv om det ikke trekkes skatt av feriepengene, såkalt forhåndsskatt, så regnes feriepenger som lønn, og inngår i grunnlaget for skatteberegningen for hele året. Så i praksis betaler man mer skatt de øvrige månedene for å ha mer penger å rutte med i sommerferien. Tilsvarende gjelder også med ordningen med halv skatt i november.

Faktura

Hvis du får en faktura som skal betales av variant sendes den til selskapets epostmottak for faktura. De ulike lokasjonene har ulike adresser.

Eventuelle papirfaktura må altså scannes eller fotograferes. Det siste funker helt greit, men pass på at teksten er leselig. I mailen så skriver du inn eventuell ekstra informasjon vi trenger for å godkjenne fakturaen. Dette er typisk hva fakturaen er relatert til og hva vi bruker det vi har kjøpt til. Noen ting er så åpenbare at det sikkert ikke trenges noe særlig ekstra info.

Utgiftsrapportering

Utgiftsrapporter føres ved at en sender en mail til utgiftsrapport@variant.no. Ta bilde av kvitteringer og skriv inn samlet beløp i mailen.

Du får tilsendt en kvittering etter rapport har blitt generert, se gjerne over vedlegget i e-posten. Hvis det feiler, får du en e-post med feilmelding.

Fordelsprogram og rabatt

Skattemyndighetene krever at fordeler du oppnår gjennom ulike fordelsprogram man får på grunn av at du er ansatt hos oss skal rapporteres inn slik at det blir med på skatteberegningen. Dette gjelder blant annet:

Kredittkort med bonuspoeng

Bonuspoeng på flyreiser

Eventuelle ansattrabatter hos butikker eller lignende (P.t. har vi ingen slike).

Det er den ansattes ansvar å rapportere dette til Variant, så skal Variant rapportere videre til myndighetene.

• Du rapporterer inn når du benytter fordelen, ikke når du sparer opp. For eksempel når du gjennomfører en reise som betales ved bonuspoeng.

• Du skal bare rapportere inn bruk av poeng som er oppspart ved at Variant har betalt. Typisk bonuspoeng på flyreiser hvor Variant har dekt reisen. Dette gjelder også om reisen ble viderefakturert våre kunder.

• Du skal bare rapportere inn privat bruk. Hvis bonuspoengene for eksempel går med til å kjøpe en tjenestereise er dette ikke skattepliktig.

Du må estimere verdien av fordelen du har oppnådd, og beregne hvor stor rabatt du har fått i prosent. Bonusreiser gir da 100% rabatt gitt at hele reisen betales med poeng. Verdien estimeres typisk ved å finne ut hva tilsvarende kjøp ville kostet uten rabatt eller bonuspoeng.

Du må også dokumentere estimert verdi. Dette gjøres typisk ved å ta skjermbilder av tilsvarende kjøp eller reiser hvor prisene er oppgitt.

Rapportering gjøres ved å fylle ut dette skjemaet.

Dokumentasjon lastes opp på docs

Restaurantbesøk

Av bokføringsgrunner trenger vi å vite hvem som var med når noen har lagt ut for et restaurantbesøk. Dette gjelder både eksterne og interne. Lag en enkel liste i e-posten som lister ut deltagere.

Skjema for reiseregninger

For enkle reiser innenlands benyttes vårt reiseregningsskjema. Her beregnes diett, kjøregodtgjørelser og utlegg knyttet til reisen. Etter at skjemaet er fylt ut, må du lagre det og sende det til utgiftsrapport@variant.no.

Variant er sertifisert som Miljøfyrtårn 🌿. Det betyr at vi tar bevisste valg for å minske eget utslipp og rapporterer hvert år på hvordan vi ligger an. Vi måler derfor Varianters klimafotavtrykk. Det betyr blant annet at alle flyreiser og kilometer kjørt med bil i jobbsammenheng registreres. Dette kan gjøres samtidig som du leverer reiseregning eller ved å gå inn her.

Hvis dette skjemaet blir for enkelt for din reise kan for eksempel dette skjemaet benyttes i stedet.

NB! Hvis reisen skal viderefaktureres til en kunde gjennom megler, se avsnitt lenger ned.

Innlands reiseregningsskjema (enkelt)

Registrer klimaavtrykk

Reiser på Variants regning

Reiser på Variants regning refunderes mot kvitteringer (ikke diett). Lever som andre utgiftsrapporter, men husk å påfør reiserute og formål med reisen.

Reiser og utgifter som viderefaktureres til kunde

Reiser på kundes regning føres i tråd med det som er avtalt med kunde (diett dersom det er avtalt på forhånd). Husk å påfør at reisen er viderefakturerbar og hvilket oppdrag det gjelder.

Reiser og utgifter som viderefaktureres via meglere (eWork, Experis m.fl)

Meglere har egne systemer for viderefakturering av reiser.

1. Lever utgiftsrapport gjennom meglers system i henhold til deres rutiner
2. Send samme utgiftsrapport til utgiftsrapport@variant.no slik som for andre utgiftsrapporter. Skriv i mailen at det viderefaktureres, og hvilken kunde det gjelder.

Utgifter i utenlandsk valuta

For utgifter ført i annen valuta som skal refunderes må du oppgi korrekt beløp i norske kroner som du skal refunderes. Valutakurser varierer og hva du faktisk ble belastet og betalte vet du best.

Om salg

Salgsprosessen

For å håndtere salgsprosessen benytter vi Trello. En salgsmulighet representeres med et kort i Trello, og tavlen representerer en salgstrakt hvor muligheter trekkes gjennom ulike salgsfaser til muligheten har blitt konkludert med.

Variant benytter disse fasene:

Lead

Muligheter som foreløpig ikke har blitt materialisert i en konkret forespørsel fra kunde. Salgsmuligheter i denne fasen krever bearbeiding og forberedelser.

Til kvalifisering

Her ligger konkrete forespørsler fra kunder, og hvor vi skal vurdere om vi ønsker å gå videre med muligheten.

Lage tilbud

Kvalifiserte muligheter ligger i denne fasen mens tilbudet utarbeides.

Levert tilbud

I denne fasen ligger muligheter som har blitt til leverte tilbud. Her ligger tilbudene til muligheten er konkludert eller i forhandling.

Til forhandling

Tilbud som er i forhandling med kunde, eller hvor konsulenter er intervjuet ligger i denne fasen.

Ferdig konkludert

I denne fasen ligger muligheter som enten er vunnet eller tapt.

Kvalifisering

Dette steget er veldig viktig med tanke på medarbeidertilfredshet. Her vurderer vi om oppdraget vil være bra for de enkelte konsulenter og for selskapet. I tillegg gjør vi også vurderinger om man skal benytte tid og penger på å levere tilbudt.

• Høre med aktuelle konsulenter om de ønsker å delta i oppdraget eller prosjektet. (Se under.)
• Vurdere vinnersjanser opp mot innsats og oppdragets omfang. Er det verdt arbeidet? Har vi riktig kompetanse? Har vi kapasitet?
• Vurdere etiske sider ved oppdraget. Er dette innafor Variants verdisett?

Vi er opptatt av at våre konsulenter skal oppleve oppdrag som meningsfylte, passe utfordrende og morsomme. Vi har tillit til at den ansatte vurderer hva som er bra for selskapet og samtidig bra for seg selv. Her er det viktig å ta hensyn til selskapets økonomiske situasjon til enhver tid. Basert på begge disse perspektiver velger konsulenten om han eller hun ønsker å delta.

Lage tilbud

Her må den enkelte bruke sin kreativitet, kunnskap og erfaring for å lage best mulige tilbud. Ingen prosess kan erstatte dette, men det er lov å la seg inspirere av tidligere arbeid.

Alt salgsarbeid skal kontinuerlig lagres på docs, under Salg. Hver kunde har her sin egen mappe. For kunder der vi får flere forespørsler (typisk rammeavtaler) lager vi en mappe per avrop prefikset av tilbudsfrist som iso-dato (yyyy-mm-dd).

Viktig at det det som oversendes kunde (typisk pdf-er) lagres i en egen undermappe kalt ‘Til kunde’.

Det er viktig for oss å levere gode tilbud og stå for det vi sier. For å koordinere at vi ikke lover mer enn vi kan holde legges konsulenter vi har forpliktet gjennom et tilbud, inn som tilbudt i bemanning. Dette sikrer også at visibilitet og prognose beregnes riktig.

Etter ferdig konkludert

Etter at en salgsprosess er konkludert er det viktig at vi lærer og oppdaterer prosessen med eventuell ny kunnskap.

For hver mulighet skal vi:

• definere ulike parameter på hvert kort i Trello og
• tenke igjennom om det var noen spesielle grunner til tap eller vinn som man skal oppdatere prosessen med

Etter en vinn skal:

• signert kontrakt lagres på i egen undermappe kalt ‘Avtale’
• bemanning oppdateres
• tilbudte konsulenter varsles
• seieren feires (om ikke annet så på Slack)

Salgs- og bemanningsmøte

Hver fredag morgen, arrangeres et salgs- og bemanningsmøte. Møtet er åpent for alle ansatte, men frivillig for alle unntatt:

• Salgsdirektør
• Daglig ledere i driftsselskapene
• Prosjektledere

I dette møtet oppdateres bemanning. Vi har spesielt fokus på alle eventuelt ledige de neste 8 ukene.

Deretter gjennomgås alle salgsmuligheter. Her kvalifiseres alle som ligger til kvalifisering.

Til slutt lages et kort referat fra møtet på Slack i kanalen #bemanning.

Om tid

Timeføring

Timene skal leveres ukentlig. Fristen er mandag morgen kl 9.00 den påfølgende uken. Timene føres i Harvest.

En full dag regnes som 7,5 timer og en full uke som 37,5 timer. Det er helt i orden å flekse tid innenfor en måned. Dette forutsetter selvsagt at det er avklart og greit for prosjektet og kunden også. Det betyr at du kan jobbe litt mer en dag og mindre en annen dag innenfor samme måned.

Vi har to hovedtyper timeføring. Det ene er kundetid, det andre er annen timeføring som føres under Varianttid. All tid skal timeføres inkludert reisetid og pålagt overtid.

Varianttid

Under kontoen for Varianttid finner du ulike «prosjekter» med tilhørende oppgaver. Vi håper at navngiving er såpass selvforklarende at utdypende veiledning her ikke skal være nødvendig. Vi har like fullt noen korte føringer:

• Oppgaven «Mellom prosjekter» benyttes bare når man er helt eller delvis ledig, og ikke kan fylle opp dagen med andre aktiviteter.
• Man kan føre inntil 7,5 timer pr dag med «Kurs og konferanse» selv om varigheten er lenger. Tilsvarende fører man ikke tid i helg og helligdag.
• Oppgaven «Legetime» dekker også tannlege, kiropraktor, etc samt blodgiving.

Merk at frivillige aktiviteter på kveldstid som deltagelse på meetups, konsumering av faglitteratur, podcasts, videoer, etc ikke timeføres, med mindre man sammen med selskapet har kommet til at dette er å regne som pålagt arbeid.

Heimevernet (HV) og militærtjeneste

Variant dekker lønn under HV-øvelser. Dette timeføres som vanlig under [VEL 1000] Velferdspermisjon med lønn -> Militærtjeneste.

Husk også å markere bemanning i god tid som Permisjon med lønn.

Begravelse

Deltakelse i begravelse timeføres under [VEL1000] Velferdspermisjoner med lønn -> Velferdspermisjon med lønn.

Kundetid

På kundetid fører man det man jobber også hvis man jobber utover 7,5 timer. NB! Overtid på et oppdrag må være avklart med kunde eller den som har ansvar for oppdraget eller prosjektet. Lunsj føres ikke.

Reisetid

Reiser som er pålagt av kunde timeføres som hovedregel på kundens prosjekt. Timeføring skjer da på kundes timeføringskonto i Harvest. Reisetid og timeføringskode avklares for hvert enkelt tilfelle med kunde.

Om du og kunde avtaler at du skal reise i ditt oppdrag og du selv avgjør reisetid og plan, er tid utenfor normalarbeidstid vanligvis ikke timeførbart. Om du derimot på kundes forespørsel må reise i henhold til en spesifikk plan timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid.

For noen oppdrag timeføres reisetid utenfor normalarbeidstid på egen timeføringskode.

Om liv og helse

Forsikringer og pensjon

Vi har gode forsikringsordninger og obligatorisk tjenestepensjon (OTP). Faktisk så betaler vi 7% av årslønn opp til 12G ekstra til sparing i pensjon for deg. Sammenlignet med 2% som er det lovpålagte for bedrifter i Norge. Både forsikring og pensjon har vi gjennom Gjensidige.

Alle kan administrere sin pensjon ved å logge inn på Gjensidiges nettsider med BankID. Blant annet kan man her velge spareprofil, og her finner dere også informasjon om de ulike forsikringsordninger dere er medlemmer i.

I tillegg til lovbestemt forsikring mot yrkesskade og yrkessykdom samt yrkesreiseforsikring har vi også følgende forsikringer:

• Gruppeliv død - Hovedforsikret
• Behandlingsforsikring
• Annen ulykke enn yrkesskade
• Ferie og fritidsreise

Behandlingsforsikring

Inkludert i forsikringen har alle ansatte behandlingsforsikring med følgende elementer:

• Røntgen og bildediagnostikk
• Utredning og behandling hos legespesialist
• Operasjon
• Etterkontroll
• Rehabilitering
• Ny vurdering hos annen lege (second opinion)
• Psykologisk førstehjelp
• Behandling hos psykolog
• Behandling av rus- og spilleavhengighet
• Fysikalsk behandling - 12 behandlinger
• Online Videolege

Her finner dere informasjon om hvordan benytte behandlingsforsikring.

Sykemelding og egenmelding

Variant praktiserer en utvidet ordning for uttak av egenmelding. Vi er formelt ikke en IA-bedrift, men benytter samme egenmeldingsordning som IA-bedrifter.

Det betyr at vi har følgende grenser:

• Inntil 8 dager sammenhengende egenmelding. Fra dag 9 av trenger man sykemelding fra lege.
• Inntil 24 dager egenmelding siste 12 måneder.

Om du mistenker at du blir alvorlig syk eller smittet av koronavirus så bør du kontakte lege for raskt få riktige råd. Be om sykmelding fremfor å benytte egenmelding i slike tilfeller.

Egenmelding leveres formelt ved å føre på riktig timekode i Harvest. Husk selvsagt å varsle nærmeste leder i Variant og riktige personer i oppdraget.

Hvis du må gå hjem midt i arbeidsdagen fører du egenmelding for de timene du er fraværende i Harvest, mens dette regnes som en hel dag i med tanke på grensene beskrevet over.

Hos oss kan du føre egenmelding fra første arbeidsdag. Vær oppmerksom på at NAV krever 4 ukers sammenhengende arbeid før de utbetaler sykepenger. Med sammenhengende arbeid regnes også arbeid utført hos tidligere arbeidsgiver.

Dette betyr at ved langtidssykemelding som i løpet av 4 uker etter oppstart, og du ikke har jobbet noe annet sted rett før oppstart, så dekker Variant sykepenger for de første 16 dagene som er arbeidsgiverperioden. Deretter har du ikke rett på sykepenger fra NAV før du har blitt frisk og jobbet sammenhengende i 4 uker. Dette siste avsnittet er spesielt relevant for nyutdannede som kommer rett fra skolen.

Sykemelding varsles ved å sende en epost til sykemelding@variant.no fra din jobb-adresse. E-posten bør inneholde:

• Dato sykemeldingen starter
• Dato sykmeldingen gjelder til
• Om du er sykemeldt på full tid eller hvilken andel av stillingen din den gjelder
• Ønsker om tilrettelegging

Eposten går til personalledere og salg/oppdragsledere for at de skal kunne legge til rette for deg og ta hensyn til ditt fravær i planlegging. Ikke send helseopplysninger eller personlig informasjon.

Din personalleder vil ta kontakt med deg om din sykemelding i løpet av de første arbeidsdagene og følge deg opp.

Varsle så snart du har anledning. Det er stor variasjon i hvor lang tid det går før legens varsel mottas via Altinn.

Planlegging av ferie og permisjoner

Du avgjør selv når du ønsker å ta ut ferie i Variant. Dette avtales med nærmeste leder og avklares tidlig med kunde slik at oppdraget løses godt. Det samme gjelder kortere permisjoner. Skal du ta ut ferie juli eller i påsken kan du bare registrere dette i bemanning uten videre avklaring med leder.

Foreldrepermisjon bør også avklares så tidlig du har mulighet til. Vi anbefaler at dette først diskuteres med nærmeste leder, og så blir dere enige om hvordan kunder og oppdrag skal varsles.

Det er fullt mulig å redusere stillingen for en periode. Dette gjøres da praktisk ved at man har delvis permisjon. Hvis du kommer i en situasjon hvor dette er ønskelig avklares også dette med nærmeste leder og så tidlig som mulig.

NB! Husk alltid å oppdatere bemanning med planlagt ferie og permisjon slik at de som jobber med salg har oversikt.

Ammefri

Mødre som ammer kan bruke en time om dagen med lønn til dette. Timeføres med koden VEL1000 - velferdspermisjon med lønn. Dette gjelder fram til barna er ett år gamle. Du finner selv ut når det passer med deg og ditt barns rutiner her. Her gjelder det selvfølgelig å ha en god dialog med kunde på dette, så dagene er forutsigbare og enkle å planlegge rundt for alle involverte.

Om ting og tang

Gadgets

Folk har lurt "Dette gadgetbudsjettet deres, hva kan det brukes til?" og svaret er at bare Skatteetatens definisjon setter grenser. Kort oppsummert: Mobiltelefon, programvare og datautstyr som f.eks hodetelefoner og tastatur. Se gjerne gadgetoversikten hva andre varianter har kjøpt. Kjøp av gadgets er skattefritt og utgiftsføres med en vanlig utgiftsrapport. Hvis du er i tvil så spør du i #regnskap på Slack.

Pro tip: Tenk på at summen av kjøpet ditt regnes eksklusive mva., da rekker budsjettet ditt lenger!

Pro tip 2: Husk at det er fullt mulig å kjøpe brukt! Det eneste vi trenger er dokumentasjon på kjøpet (f.eks skjermbilde av Finn-annonse og Vipps-kvittering)

Størrelse på årlig beløp

Akkurat nå er det årlige beløpet på 12 000 kr. Budsjettet øker altså med dette beløpet hver gang du passerer oppstartsdatoen din 😀.

Beløpets størrelse justeres med Konsumprisindeksen og tar utgangspunkt i 10 000 kr pr september 2018, rundet ned til hele tusen kroner. Dette betyr at gadgetbudsjettet justeres med en gang endringene passerer en tusenlapp.

Beløpshistorikk;

• Aug 2018: 10 000 kr
• Mai 2022: 11 000 kr
• Nov 2023: 12 000 kr

Gadgetbudsjettet er basert på et helt år med ansettelse. I praksis betyr det litt gadgetbudsjett hver dag. Dette er gjort for å enklere se på gadgetbudsjett om noen slutter. Om noen slutter ett halvt år etter oppstartsdatoen din, vil det årlige budsjettet tilsvare 5 500 kr.

Gadgets ved fratredelse

Ting kjøpt med selskapets penger er selskapets eiendom. Det er i alle fall det Skatteetaten sier. Det betyr at det er noen regler vi må forholde oss til om du slutter og har benyttet deg av gadgetbudsjettet.

Variant ønsker jo ikke et lager med brukte tastaturer, sekker eller telefoner. Så her har vi lagt oss på en god linje som overholder krav fra revisor og Skatteetaten, men som fortsatt er ganske gunstig for de som slutter. Her er en oversikt over hvordan det håndteres.

Beløp utover gjeldende budsjett (f.eks lånt av neste år, eller utover summen for året)

Må betales tilbake. Eksempelvis trekkes av lønn.

Gadgets med kjøpsverdi under 10 000 kr

Meldes inn av Variant som skattbar inntekt i henhold til avskriving fra skatteloven. Sum til skattemelding regnes ut i fra følgende:

Kostpris her betyr summen du kjøpte for og sendte til utgiftsføring (inkl. mva).

Mobiltelefoner/andre enheter på verdi over 10 000 kr

For enheter som er over 10 000 kr, må det kjøpes ut fra kostpris, men med noe justeringer for å gjøre det rausere en lovene sier. Staten skal fortsatt få det de har krav på, så differansen mellom det du betaler og verdien fra forrige tabell må innberettes.

[1]: Det vises skjønn basert på opprinnelig verdi av gadget.

Du kan velge å ikke kjøpe ut men levere tilbake gadgeten.

Verktøykassen 🛠📚

Du skal jaggu ikke mangle noe for å gjøre en god jobb.

PC-valg

Skikkelig jobb krever skikkelige verktøy. Du velger selv datamaskin og størrelse, farge og modell på den. Melder behovet seg for en ny, skal du også selvfølgelig få det. Vi stoler på at du velger det beste for at du skal kunne gjøre en best mulig jobb. Er du usikker kan du godt spørre i vår Slack-kanal #helpdesk.

Det er heller ikke et gitt antall års brukstid på maskinene. Du får en ny maskin når behovet oppstår, uavhengig av om det har gått ett eller tre år.

Programvare

Programvare velger du også selv. Vi har noen avtaler for ymse produkter, alt annet kjøper du direkte og fører utlegg for.

Kunnskap

Som konsulenter selger vi ekspertise og kunnskap, så invester gjerne i bøker, kurs og annet læringsmateriale. Bare husk å sende regningen til regnskap. Den betales med stor glede! 🤓

Mobilabonnement

For at Variant skal betale for mobilbruk må abonnementet overføres til Variant AS.

1. Bruk Telias eierskifteverktøy. Navn på abonnementet er Telia Dobbel 15 GB.
2. Gi beskjed på #helpdesk om at skjema er sendt inn og at portering kan iverksettes.

Etter at telefonabonnementet er portert er det lurt å oppdatere tilholdssted på telia.no. Logg inn og naviger til Endre kontaktinformasjon.

Våre internsystemer

• CV Partner for å forvalte alles CV
• Recruitee for å håndtere rekruttering og stillingsannonser
• Harvest for timeføring
• UNI Economy for regnskap, faktura og lønn
• Office 365 Dokumenter for lagring av dokumenter og andre filer.
• Slack for å kommunisere internt
• MS Office lenken går til nedlastingssiden
• Åpne Web Analytics
• Energi.ai for vårt automatiserte karbonregnskap
• Fotobank (se /info på slack for innlogging.)

Nyttige lenker

• Variantdash Vårt dashbord for interne løsninger.
• Gadgetoversikt Oversikt over hva som er kjøpt på gadget, og hvor mye man har brukt.
• Fordelsrapport Her rapporteres det inn bruk av bonuspoeng eller andre fordelsprogram.
• Fordelsdokumentasjonen Hit laster du opp dokumentasjon på ovennevnt bruk.