Variant

Hvordan vi gjør ting

Her samler vi strategier, rutiner og prosesser for hvordan ting gjøres i Variant. Noen områder krever derimot mer bakgrunnsinfo og utdyping og er derfor skilt ut som egne sider

Temaer#

Helse, miljø og sikkerhet#

Variant er rause i vårt miljøarbeid. Det gjelder både arbeidsmiljøet vi jobber i på en daglig basis og det globale miljøet vi alle er en del av. Som mange er vi forbrukere, men vi skal gjøre vårt ytterste for å gi så mye vi kan tilbake. Vi skal være en bedrift med engasjerte ansatte som ønsker å gjøre en forskjell med riktige valg i arbeidet vi gjør.

Vi jobber for å unngå ulykker, miljø- og helseskader. For å bidra til dette planlegger og prioriterer vi HMS-arbeidet på lik linje som fakturerbart arbeid.

Organisering#

Daglig leder har et overordnet ansvar for å følge opp de lover og forskrifter vi er underlagt.

Verneombudet har ansvar for å proaktivt følge med på HMS-situasjonen i selskapet, innhente innspill fra de ansatte og være et talerør for de ansatte i knyttet til HMS.

Den enkelte ansatte har et personlig ansvar for å følge opp og iverksette tiltak i sin hverdag og rapporterer tilbake til daglig leder.

Ansatte har også et ansvar for å melde fra til daglig leder om saker vedrørende helse, miljø og sikkerhet som ikke løses direkte.

Verneombud#

Selskapet skal legge til rette for at det velges et verneombud. Verneombudet velges for to år om gangen og velges på variantdagen i mars. Ledelsen kan ikke delta i valget eller velges som verneombud. På lokasjonssidene kan du se hvem som er valgt til for hver lokasjon.

Verneombud har ansvar for opplæring av ansatte og oppdatering av aktuelle rutiner. Ved nyansettelser skal verneombud ha opplæring og vernerunde. Skjer viktige endringer i HMS-rutiner, er det verneombud og daglig leder som har ansvaret for at alle ansatte er informert. Dette formidles på Slack (i #viktig), med lenke til oppdatert informasjon i håndboka.

Skjermbriller og databriller#

Som konsulenter i IT-bransjen jobber vi jevnlig foran en dataskjerm. Dette gir de ansatte rett til å få dekt synsundersøkelse og databrille av arbeidsgiver.

Merk at en databrille oftest er en enstyrke-brille, og er tilpasset avstanden til dataskjermen. Standard progressive briller som er egnet til daglig bruk, blir ikke regnet som databriller.

Det er ikke fastsatt en beløpsgrense, men dersom arbeidstakeren ønsker mer kostbare løsninger enn det som er nødvendig, plikter ikke arbeidsgiveren å dekke dette.

Vilkår for dekning er

at brillen arbeidstakeren skal bruke ved skjermarbeid, er ulik arbeidstakeren sin egen brille, dvs. at arbeidstakeren ikke kan bruke den vanlige brillen. Dette gjelder oftest personer over 40–45 år; eller at arbeidstakeren trenger særskilt korreksjon på grunn av at han eller hun er svakt langsynt (hypermetropi) og/eller har skeve hornhinner (astigmatisme) eller liknende. Disse tilfellene kan gi problemer ved dataskjermarbeid.

Se også Arbeidstilsynets sider.

Dokumentasjon#

Det er viktig at alle i Variant har tilgang til dokumentasjon på ulike deler av HMS-arbeidet. I Variant har vi følgende HMS-dokumentasjon tilgjengelig:

Hvert kontor har egne ledere og dokumenter, disse finner du under ditt kontor:

Regelmessig kartlegging#

En gang i året skal verneombud sammen med daglig leder gjennomføre en kartlegging av HMS i Variant, inkludert en vernerunde. Punktene som skal gjennomgås er gitt i dette skjemaet som fylles ut og arkiveres.

Etter kartleggingen identifiserer verneombudet og daglig leder behov for tiltak som registreres i handlingsplanen med ansvarlig og frist for utbedring.

Temperaturmålinger#

I stedet for en stor årlig medarbeidertilfredshetsundersøkelse har vi ukentlige check-ins med ansatte - temperaturmålinger. Vi bruker plattformen Winningtemp til dette.

Hver torsdag får ansatte fire spørsmål i e-post, app eller via Slack i kanalen #viktig. Spørsmålene besvares ved hjelp av fire emojies som symboliserer misfornøyd, lite fornøyd, fornøyd eller veldig fornøyd. Undersøkelsen er helt anonym og innsamlet data gir grunnlag for en temperatur innenfor ulike kategorier, på tvers av organisasjonen, i grupper og/eller segmenter.

Vi tror at enklere, mer regelmessige undersøkelser kan bidra til større engasjement og at det er lettere å fange opp uønskede tendenser og sette inn tiltak om nødvendig.

Håndtering av avvik#

Vi har ulike typer avvik. En feil eller en mangel, et forbedringspotensiale eller et varsel. Et varsel er alvorlig og håndteres sammen med din nærmeste leder ved hjelp av Arbeidstilsynets retningslinjer. Feil, mangler eller forbedringspotensiale tar vi gjerne i fellesskap. Vi skal sørge for å håndtere avvik slik at vi lærer av dem og unngår at de oppstår på nytt. Som med mye annet bruker vi Slack for å melde i fra. Enten til nærmeste leder eller i dedikert kanaler. Eksempler kan være:

  • Finner du forbedringspotensiale i våre Variant-lokaler? Si i fra på #varianthuset
  • Opplever du forbedringspotensiale ute hos kunde? Si i fra til din kontaktperson eller nærmeste leder
  • Opplever du avvik knyttet til psykososiale forhold (er ting kjipt)? Si i fra til din nærmeste leder eller verneombud over en god kopp kaffe på Fredrikssons ❤️
  • Har du innspill til forbedringspotensiale knyttet til vår avfallshåndtering? Meld i fra på #bærekraft
  • Er du usikker på hvor avviket skal håndteres? Ta det med din nærmeste leder eller verneombud

Eventuelle tiltak for å rette opp i avvik skal registreres i handlingsplanen.

Handlingsplan#

Selve handlingsplanen er implementert som en egen liste i Trello-tavlen operativt. Ledergruppen har ansvaret for at handlingsplanen blir fulgt og tiltak løst. Handlingsplanen er et agendapunkt i alle ledermøter.

Gjennomgang av HMS#

Daglig leder har ansvar for at HMS-arbeidet fungerer effektivt. En grundig vurdering og gjennomgang foretas en gang i året i et møte mellom daglig leder og ansatte.

Før dette møtet må alle forhold i tilknytning til helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet være kartlagt.

Dette gjøres som en del av Variantdagen i oktober hvert år.

På møtet tar vi opp:

  • resultatene fra kartleggingen og feil og mangler for siste år
  • om eksisterende rutiner er gode nok og følges
  • opplæringsbehov for neste år
  • om mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet er nådd og setter nye mål for neste år
  • nye krav i lov og forskrift
  • handlingsplan med tiltak for neste år
  • nødvendig oppdatering av dokumentasjon